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PREPARACIÓN EN EL VERANO PAGA MÁS ADELANTE EN EL AÑO 12 de junio de 2014

Posted by Marty Miguez Platts in Junta Directiva.
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martin_cEscrito por Carlos Martin

El verano marca un período de inactividad para muchas comunidades. Miembros de la Junta y miembros de la comunidad toman vacaciones y pasan tiempo con los hijos y nietos que están fuera de la escuela. Verano, sin embargo es hora de empezar a prepararse para el trabajo en el otoño e invierno. Con esto en mente, abajo encontrará una lista de tareas para todas las comunidades este verano:

1. Planee para su Reunión Anual. No importa cuando su Reunión anual se programa, la mayor parte de comunidades deben sostener una Reunión anual y Elección cada año. La Junta se tiene que preparar para esta reunión determinando la fecha, la ubicación de la reunión, determinando la agenda de la reunión, obteniendo informes necesarios de oficiales, y minutos preliminares de la reunión anterior. Además, se debe notar que con el tiempo suficiente las reuniones anuales y las elecciones cumplen con la ley aplicable a su comunidad y sus propios documentos gobernantes. Esto no se debería dejar para el último minuto.

2. Preparación de un presupuesto anual. Si su comunidad utiliza un Comité presupuestario, este puede ser el momento apropiado para nombrar a ese Comité y planificar un horario para que la Junta Directiva pueda determinar un presupuesto. También es mejor contactar el contador de la comunidad temprano para ayudar en el proyecto de presupuesto, y para recopilar la información financiera necesaria para la consideración del presupuesto. Reuniones de presupuesto también requieren aviso especial previsto por la ley y en los documentos gobernantes.

 3. Revise los documentos gobernantes. Todas las asociaciones tienen convenios, estatutos, y normas y reglamentos que determinan la manera en que negocio se lleva a cabo y como los miembros deben comportarse dentro de la comunidad. La Junta Directiva debe revisar periódicamente estos documentos para determinar si están cumpliendo con las necesidades de su comunidad. Si cambios son necesarios, la Junta debe determinar si esos cambios pueden ser hechos por la Junta o si requieren enmiendas que deben ser aprobadas por los miembros. La Junta Directiva debe ponerse en contacto con su abogado para preparar las enmiendas a los documentos rectores que serían beneficiosos, o deben nombrar un Comité para revisar los documentos con el abogado de la comunidad para preparar las enmiendas. La Junta podría coordinar la votación de las enmiendas con la reunión anual si así lo desean.

4. Reparaciones. Su comunidad debe estar siempre vigilante en cuanto a las reparaciones o mantenimiento necesario para mantener a sus residentes seguros en todo momento. El verano es un buen momento para evaluar las necesidades y determinar un plan de acción para las reparaciones que están en el horizonte. Esto incluye la obtención de las ofertas de contratistas, la contratación de un gerente de proyecto y la revisión de las ordenanzas locales en cuanto a requisitos para la construcción.

Con el compromiso de preparación en el verano, su comunidad se estará preparada para enfrentar los desafíos que tenemos por delante.

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